振り返りのフレームワーク｜KPTとGood & More、反省で終わらせない書き方

振り返りのフレームワークとは

振り返りのフレームワークとは、仕事の結果を見直し、次に何を続け、何を変えるかを決めるための型です。代表的なものに、KPT（ケプト）とGood & Moreがあります。型があると、話が「何が悪かったか」だけに偏らず、短い時間で次の行動までたどり着けます。

この記事では、よく使われる三つを紹介します。

1. Good & More：良かった点と、さらに良くしたい点を出す。いちばんシンプルな方法
2. KPT：Good & Moreに加えて、次に試すことまで決める方法
3. 4行日記：一人で毎日、短く振り返る方法

三つの使い分けは、誰と、どのくらいの時間で、何を決めたいかで考えると選びやすくなります。一人で毎日続けたいなら4行日記、チームで短く済ませたいならGood & More、次の行動と担当まで決めたいならKPTです。

セミナーでは、振り返りを「自分と対話する仕組み」と呼んでいます。忙しいと、仕事は次から次へと流れていきます。立ち止まって自分の行動を見直す時間は、仕組みにしておかないと取れないものです。仕組みといっても、重いものでなくて構いません。決まった時間に、決まった型で、短く振り返る。それだけで十分です。

振り返りと反省の違い

振り返りと反省は、似ているようで、目を向けるところが違います。

反省がいけないわけではありません。失敗を認めることは、次に進むための出発点です。ただ、課題にばかり目を向けると気持ちが沈み、前向きに動けなくなります。「次は気をつけます」で終わる振り返りが多いなら、それは振り返りではなく、反省になっているのかなと思います。

Good & Moreとは：いちばんシンプルな振り返り

Good & Moreは、Good（良かった点）とMore（さらに良くしたい点）を、それぞれ3つほど出す方法です。両方をバランスよく出すのがポイントです。

セミナーでは、営業会議の進行をテーマにした例を使っています。

• Good：会議の前に決めたゴールに届いた。ある人の発言を別の人につないだら、新しい販促の案が出てきた
• More：時間がないことを理由に、発言したそうな人を流してしまった。一人の長い話を止められず、会議が予定より延びた

Moreを「悪かった点」ではなく「さらに良くしたい点」と呼ぶのには意味があります。同じ出来事でも、悪かった点として書くと反省になり、さらに良くしたい点として書くと、次の工夫を考え始めます。言葉の選び方ひとつで、振り返りの向きが変わります。

Goodがなかなか出てこないときは、「予定通りにできたこと」でも構いません。当たり前にできたことを書き出すと、これからも続けるべきことが見えてきます。

KPTとは：Keep・Problem・Tryで次の行動まで決める

KPT（KPT法）とは、Keep（続けたいこと）、Problem（うまくいかなかったこと）、Try（次に試すこと）の三つで振り返る方法です。Good & Moreに、次の取り組みを考えるTryが加わっています。行動まで踏み込んで考えるので、行動が変わりやすくなります。

書くときの注意は四つあります。

1. Keepには、うまくいった理由を一言添える。 「なぜうまくいったのか」が書いてあると、別の仕事でも同じやり方を使えます。
2. Problemは、人ではなく出来事や仕組みで書く。 「〇〇さんの確認不足」ではなく、「提出前に確認する手順がなかった」と書くと、Tryが出てきやすくなります。
3. TryはProblemとつなげる。 出てきたProblemのどれを解くためのTryなのかが分かるようにします。
4. Tryは、次の1回で試せる大きさにする。 「意識する」「徹底する」ではなく、誰が、いつから、何をするかまで書きます。

KPTの具体例（仮の例：営業チームの月次の振り返り）

この例では、Tryの最後に担当と始める時期を添えています。ここが空いたままだと、次の振り返りで「結局やれなかった」となりやすいところです。

振り返りの書き方と、振り返りシートの項目

振り返りは、次の順番で書くと進めやすくなります。

1. テーマと期間を決める。「先月の営業活動」「今回の展示会」のように、何を振り返るのかをはっきりさせます。
2. 起きたことを、先に事実で書く。 評価や気持ちは後にして、何があったかを並べます。
3. 良かった点から書く。 先に良かった点を出すと、改善の話も前向きに進みます。
4. うまくいかなかった点は、理由を一段だけ掘る。「なぜそうなったのか」を一度聞くだけで、仕組みの問題が見えてきます。
5. 次に試すことを、一つか二つに絞る。 担当と期限を決めます。
6. 次の振り返りの最初に、前回のTryを確かめる。 やってみてどうだったかを見ることで、振り返りが1回ずつで切れずにつながります。

振り返りシートを作るなら、項目は次のくらいで十分です。

• テーマと期間
• 起きたこと（事実）
• Keep（続けたいこと）
• Problem（うまくいかなかったこと）
• Try（次に試すこと・担当・期限）
• 前回のTryの結果

シートは紙でも、表計算ソフトでも構いません。大事なのは、前回のTryと今回の結果が並んで見えることです。前回のTryが見えないシートだと、毎回まっさらな状態から振り返ることになり、同じ話を繰り返しがちです。

一人で毎日続けたいときは、Self-Expanding Programのノウハウとして知られる「4行日記」もあります。事実・発見・教訓・宣言の4行を短く書く方法で、少ない時間で続けやすいのが特長です。

チームでKPTを進めるときのコツ

チームで振り返るときは、書き方だけでなく、場の進め方で結果が変わります。気をつけたいことは、大きく四つあります。

一つ目は、話す前に、一人ずつ書き出す時間をとること。 いきなり話し合いから始めると、声の大きい人や、立場が上の人の意見に引っ張られます。付箋やチャットに数分で書き出してから共有すると、全員の考えが並びます。

二つ目は、上司が最後に話すこと。 上司が先に「今月はここが良くなかった」と言うと、メンバーはそれに合わせた意見しか出しにくくなります。上司の意見は、メンバーの考えが出そろってからで十分です。

三つ目は、人を責める場にしないこと。 Problemが特定の人の失敗の話になると、次から本当のことが出てこなくなります。進行役は「誰が」ではなく、「何が起きたか」「どの手順で起きたか」に話を戻します。

四つ目は、Tryをメンバーに決めてもらうこと。 上司がTryを決めて配ると、それは振り返りではなく指示になります。ここは、答えを渡さず、ともに作る場面です。メンバーが自分で決めたTryの方が、次の振り返りまでに手がつきやすいかなと思います。

同じProblemが毎回出てくるときは、Tryが大きすぎるか、担当が決まっていないことが多いものです。その場合は、Tryをもう一段小さくして、次の1週間で試せる形にしてみてください。

反省で終わらせない：失敗の方が多いから、速く回す

会社員時代、IR資料で重大な数字を間違えたことがあります。配布先に、1社ずつ電話をかけて謝罪しました。

大きな失敗のあとは、自分を責める反省で止まりやすいものです。ただ、反省だけでは、同じ失敗を防ぐ仕組みは変わりません。こうした失敗をKPTで振り返るなら、Problemに「確認が足りなかった」と書いて終わるのではなく、Tryに「誰が、いつ、何を確かめるか」まで書く。そこまで決めて、ようやく次に生かせます。

失敗のあとに自分やメンバーに投げる問いも、少し変えてみてください。「なぜ失敗したのか」だけで終えず、「次に同じ状況になったら、何を変えますか？」「今回、それでもできていたことは何ですか？」まで聞く。問いを変えるだけで、反省が振り返りに変わります。

もう一つ、私が大切にしていることがあります。仕事は、うまくいくことより、失敗の方が多いものです。だからこそ、振り返りを速く回し、うまくいきそうな施策に寄せていく。1回の振り返りを重くするより、短く、回数を多くする方が、次の手を早く打てるかなと思います。月に一度の大きな振り返りに加えて、週の終わりに10分だけ、KeepとTryを一つずつ出す。そのくらいの軽さでも、試す回数は増えていきます。

うまくいきそうな施策に寄せるには、何がうまくいったのかを見ておく必要があります。KPTのKeepや、Good & MoreのGoodを飛ばさないのは、そのためです。反省だけの振り返りでは、この部分が抜け落ちます。